Contoh Kwitansi Pembelian Barang dan Cara Membuatnya

TL;DR

Kwitansi pembelian barang adalah bukti tertulis bahwa pembayaran atas pembelian barang sudah diterima oleh penjual. Komponen utamanya meliputi nomor kwitansi, nama pemberi uang, jumlah uang (angka dan terbilang), tujuan pembayaran, tanggal, serta tanda tangan penerima. Kwitansi bisa dibuat manual di kertas atau menggunakan template Excel dan Word.

Saat Anda membeli peralatan kantor, bahan baku usaha, atau barang dalam jumlah besar, penjual biasanya memberikan kwitansi sebagai bukti pembayaran. Dokumen ini terlihat sederhana, tapi perannya besar: kwitansi pembelian barang menjadi dasar pencatatan keuangan, bukti sah saat ada sengketa, dan dokumen pendukung untuk pelaporan pajak.

Meski terkesan mudah, banyak orang masih keliru saat mengisi kwitansi, terutama bagian terbilang dan tujuan pembayaran. Artikel ini menyajikan contoh kwitansi pembelian barang beserta panduan lengkap cara membuatnya.

Apa Itu Kwitansi Pembelian Barang?

Kwitansi pembelian barang adalah dokumen yang diterbitkan oleh penjual kepada pembeli sebagai tanda bahwa uang pembayaran sudah diterima. Menurut Mekari Jurnal, kwitansi berfungsi sebagai bukti transaksi yang sah dan bisa digunakan untuk keperluan pembukuan maupun audit.

Berbeda dengan nota yang lebih sederhana, kwitansi memuat informasi lebih lengkap termasuk kolom terbilang (jumlah uang dalam huruf) dan tanda tangan penerima. Inilah yang membuat kwitansi punya kekuatan hukum lebih kuat sebagai bukti transaksi.

Komponen Wajib dalam Kwitansi

Kwitansi pembelian barang yang lengkap harus memuat beberapa komponen berikut:

1. Nomor kwitansi: nomor urut untuk memudahkan pelacakan dan pencatatan
2. Nama pemberi uang: tertulis di bagian “Telah diterima dari”
3. Jumlah uang dalam angka: ditulis di kolom “Uang sejumlah”, contoh: Rp2.500.000,-
4. Terbilang: jumlah uang dalam huruf, contoh: “Dua juta lima ratus ribu rupiah”
5. Tujuan pembayaran: keterangan barang yang dibeli, contoh: “Pembayaran 5 unit printer Canon G3010”
6. Tempat dan tanggal transaksi
7. Tanda tangan dan nama penerima uang
8. Stempel perusahaan (jika ada)

Kolom terbilang sering dianggap sepele, padahal fungsinya untuk mencegah manipulasi angka. Jika jumlah angka dan terbilang berbeda, yang berlaku secara hukum adalah yang tertulis dalam huruf (terbilang).

Contoh Kwitansi Pembelian Barang

Contoh 1: Pembelian Peralatan Kantor

Contoh 2: Pembelian Bahan Baku Usaha

Contoh 3: Pembelian Elektronik

Baca juga: Laba Neto Adalah: Pengertian, Rumus, dan Cara Menghitungnya

Cara Membuat Kwitansi Pembelian Barang

Anda bisa membuat kwitansi secara manual menggunakan buku kwitansi yang dijual di toko alat tulis, atau secara digital menggunakan Microsoft Word dan Excel. Menurut OnlinePajak, berikut langkah-langkahnya:

1. Tulis nomor kwitansi di pojok kanan atas
2. Isi kolom “Telah diterima dari” dengan nama lengkap pemberi uang (orang atau perusahaan)
3. Tulis jumlah uang dalam angka di kolom “Uang sejumlah”
4. Tulis jumlah uang dalam huruf di kolom “Terbilang”, diakhiri kata “rupiah”
5. Jelaskan tujuan pembayaran secara spesifik: sebutkan nama barang, jumlah, dan detail lain yang relevan
6. Cantumkan tempat dan tanggal transaksi
7. Bubuhkan tanda tangan penerima uang dan stempel perusahaan jika ada

Tips Mengisi Bagian Terbilang

Bagian terbilang harus ditulis tanpa singkatan dan sesuai ejaan yang benar. Beberapa contoh penulisan yang tepat:

• Rp500.000 = “Lima ratus ribu rupiah”
• Rp1.750.000 = “Satu juta tujuh ratus lima puluh ribu rupiah”
• Rp15.000.000 = “Lima belas juta rupiah”

Hindari menulis “Rp” di bagian terbilang karena sudah tertulis dalam angka. Cukup tuliskan angka dalam huruf dan akhiri dengan kata “rupiah”.

Perbedaan Kwitansi dengan Nota dan Invoice

Ketiga dokumen ini sering dianggap sama, padahal fungsinya berbeda. Menurut Accurate, berikut perbandingannya:

Jika Anda menjalankan usaha, idealnya ketiga dokumen ini digunakan sesuai fungsinya. Invoice dikirim sebagai tagihan, nota diberikan saat serah terima barang, dan kwitansi diterbitkan setelah pembayaran lunas.

Kesalahan Umum Saat Membuat Kwitansi

Ada beberapa kesalahan yang sering terjadi saat menulis kwitansi pembelian barang:

• Terbilang tidak sesuai angka: ini bisa menimbulkan masalah hukum karena yang berlaku adalah versi terbilang
• Tujuan pembayaran terlalu umum: menulis “pembayaran barang” tanpa detail jenis dan jumlah barang
• Tidak ada nomor kwitansi: menyulitkan pelacakan saat dibutuhkan untuk audit atau pelaporan pajak
• Lupa tanda tangan: kwitansi tanpa tanda tangan penerima dianggap tidak sah

Contoh kwitansi pembelian barang yang baik selalu lengkap di setiap kolomnya, spesifik di bagian tujuan pembayaran, dan konsisten antara angka dengan terbilang. Dengan memahami komponen dan cara mengisinya, Anda bisa membuat kwitansi yang bukan hanya rapi, tapi juga punya kekuatan hukum sebagai bukti transaksi yang sah.

FAQ

Apa fungsi utama kwitansi pembelian barang?

Fungsi utama kwitansi pembelian barang adalah sebagai bukti sah bahwa pembayaran sudah diterima oleh penjual. Dokumen ini juga digunakan untuk pencatatan keuangan, keperluan audit, dan dokumen pendukung pelaporan pajak.

Bagaimana cara mengisi bagian terbilang pada kwitansi?

Bagian terbilang diisi dengan menuliskan jumlah uang dalam huruf tanpa singkatan, diakhiri kata “rupiah”. Contoh: Rp2.500.000 ditulis “Dua juta lima ratus ribu rupiah”. Pastikan angka dan terbilang sesuai karena jika berbeda, yang berlaku adalah versi terbilang.

Apakah kwitansi harus menggunakan stempel?

Stempel tidak wajib secara hukum, tetapi sangat disarankan terutama untuk transaksi bisnis. Stempel perusahaan menambah keabsahan dan profesionalisme dokumen. Yang wajib ada adalah tanda tangan penerima uang.

Apa perbedaan kwitansi dan invoice?

Kwitansi diterbitkan setelah pembayaran diterima sebagai bukti lunas, sedangkan invoice diterbitkan sebelum pembayaran sebagai tagihan. Kwitansi wajib ada tanda tangan penerima, sementara invoice biasanya tidak memerlukan tanda tangan.